終結冗長會議！七個企業高效開會的方法
「如何」系列來啦！人生好多疑問，女人迷陪你找方法。如何開一個高效的會議，相信是工作者很關心的事，今天來和大家分享女人迷，以及國外企業的開會秘訣！
談到開會這黨事，大家可能會有這些想法：耗時耗心力、常常沒有結論、影響到下個工作行程、不知道自己為何要開這個會⋯⋯。
相信許多人都曾遇過這樣的問題。當會議無法有效地進行，一週十幾個會議，就可能成為拖延工作進度的絆腳石。那解決方法呢？當然有啦！接下來，我們來分享女人迷是如何展開高效會議，而國外企業如美國運通、Facebook、英國維珍集團有什麼樣的開會秘訣，來翻轉大家對會議的印象！
會議前——給我會議流程，否則我不會坐在會議室
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當主席問「有沒有人想提意見？」的時候，台下常常鴉雀無聲，極大原因是沒有參與感。這件事與我無關、反正我提意見也沒人要聽、我從頭到尾都抓不到重點⋯⋯會議中的 OS 油然升起。 所以主席在寄發會議通知時，應該包含三點訊息：
會議目的
所有的會議都必須有明確目的，或者要解決的問題。這不只能幫助會議進行更有方向，也能吸引與會者投入，讓他們知道「我為何要排開工作，來參加這個會？」
而美國運通（American Express）的副總裁 Christopher Frank 認為，你要能在五個英文字詞內，描述你的目的。他也曾在《Forbes》雜誌中提到，你對要溝通的資訊有清楚概念，才能確保所有人朝同一個方向前進。
會議流程
會議流程如同指南針，能讓對話有明確方向。QualCare Alliance Network 的 CEO Annette Catino 在接受訪問時曾說：「給我會議流程，否則我不會坐在會議室。因為如果我不知道為何自己在這，你也不知道自己為何在這，那就沒有任何理由開會了。」
Facebook 的 COO——雪柔・桑德伯格（Sheryl Sandberg）也堅持一定要有會議流程，才能確保所有項目踩點討論。當然，會議流程也能保持彈性，你不需要一一列出，但必須要包含目的。
開會地點選擇
英國維珍集團（Virgin）創辦人——Richard Branson 認為，創新的空間可以激發創新點子，譬如咖啡廳，能為激盪出新點子。如果是較為機密的內容，在廚房餐桌、客廳⋯⋯任何一隅都可以。偶爾脫離會議室和 PPT，也能讓腦子更清晰。
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會議中——進行高效討論，行動總結
事前通知完成後，就要正式進入會議。究竟如何開一場高效、又有具體行動的會議呢？
準時開始
你有過這樣的經驗嗎？坐在會議室枯等半小時，就為了等待全員到齊。一小時的會議，參與的人若有 5 位，你就佔據了其他人共 4 個小時的時間開會。每個人的時間都很珍貴，即便身處高位，都應該要互相尊重。我們都明白，工作總有突發狀況，但若會議表定 8 點，就該 8 點坐定位，準時開始會議。
當然，若與會者都已準備萬全，提前開始會議也很好！
先講結論
省去無意義的引言吧！讓結論先行，再進一步討論細節、解決方法。很多人會花時間在描述事件，但是，要讓會議有效進行，最好的方法是先講結論，這需要花時間練習。建議你可以在會議開始前，打個簡單的草稿，幫助自己釐清結論、脈絡。
說話方法
數字說話、數字說話、數字說話！我們常有個習慣，就是用形容詞描述：這次業績有很大幅度的成長、觸及率降低很多⋯⋯，成長多少？降低多少？在女人迷，十分強調用數字說話，因為數據能精確建立雙方共識。如果遇到無法量化的情況，也要使用讓彼此能達到共識的描述。
行動總結
在會議最後留三到五分鐘，討論下一步的行動，內容必須包含：這件事由誰負責、在何時完成。以行動作為總結，才讓這場會議有意義。你可以請所有與會人，使用這樣的語句：「我會在什麼時間做完什麼事（Who will do what by when?）」訓練自己在高效討論後，清楚明白自己的下一步行動。
同場加映：如何做會議記錄
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做會議記錄的精神，就是為了讓不在會議的人，也能快速接收重點，而與會人也能在會後藉由紀錄快速回憶。接下來和大家分享幾個做會議記錄的方法：
（推薦閱讀：提升你的工作效率：重視會議記錄，抓出細節裡的魔鬼）
摘錄重點
你不需要打逐字稿，把每個人說的話都記錄下來。但在做會議記錄時，你應該包含以下幾點：會議時間地點、目標目的、具體行動、預計完成的時間。你也可以彈性增加其他項目，總之，做會議記錄的目的，是要讓與會人做後續追蹤。
內容具體
如同前述，多使用數字說話，在做會議記錄時，也減少使用形容詞，譬如「很好、很棒、很低」，或者副詞「快速地、盡快地」。你不需要放入個人觀察，用客觀的角度書寫即可。
在 24 小時內完成
保持高效行動！在會議中，你可以視情況快速做會議記錄，而在會議結束後，給自己 5-10 分鐘的時間整理內容。如果你無法在會議結束後抽時間整理，也務必要在 24 小時內完成，維持討論的節奏以及熱度（而且不要太依賴自己的記憶力呀！）。這樣才有整理會議記錄的意義喔！（推薦閱讀：記憶力不好？熬夜加班不如好好睡一覺）
保持同步
做會議記錄的方法有很多，有人習慣用 Word，有人習慣使用雲端文件，無論你是哪一種，做完會議記錄後，不是發給大家就沒事了，最好能請所有人看看文件，是否有需要修正的地方，一方面確保大家都有收到文件，一方面也能請同事給回饋，看看語句順不順、邏輯通不通，讓未來會議記錄做得更好！
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會議是一群人集結起來，交換想法、腦力激盪、共創改變的過程。所以一場會議，應該是讓所有人都享受其中，且賦予使命感的，我們都不希望讓會議流於形式，所趕快筆記上述的內容，在下次的會議中，一起實踐！
內容撰稿｜內容實習生 婕廷
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